PRODOC Gerenciador Eletrônico de Documentos

Contexto Geral

O atual sistema de gerenciamento eletônico de documentos do GEA, apesar de ser simples de operar, apresenta alguns recursos não disponíveis para todos e carece de maior sinalização e notificação para melhor a experiência do usuário e incrementar performance a tramitação de documentos.

Objetivo

Criar um cenário convidativo à partir da porta de entrada no sistema, onde o usuário possa ter a percepção dos benefícios do uso para a população (a geração de economia), assim como volume de tramitação de documentos por instituição. Outro valor agregado seria a mudança de gestão de usuário, que passaria a ser via login único do Governo Federal.

Envolvidos

• Equipe de UX do PRODAP
• Servidores da SEAD

Ferramentas

• Docs (docs.google.com)
  
  • Instrumento de análise de usabilidade
  • Pesquisa realizada com gestores institucionais do sistema
• Design System PRODAP (https://prodap.ap.gov.br/ds/#/)
  
  • Protótipo
• Figma (www.figma.com)
  
  • Protótipo Visual

Para a resolução do problema encontrado foram utilizados os seguintes processos:

• Análise de heurísticas e acessibilidade: planilha desenvolvida pela equipe de UX do PRODAP que aborda 3 heurísticas de usabilidade (Nielsen; Susan & Dean; e Gerhardt-Powals) sem sobreamento de item de análise além dos requisitos de acessibilidade usados pelo WCAG (Web Content Accessibility Guidelines do W3C). Nesta planilha é gerada uma pontuação por item e respectivo registro da ocorrrência de forma a permitir ao leitor o entendimento e a proposta de resolução de cada problema levantado. Ver documento.
• Pesquisa realizada com os gestores: a empresa que faz a sustentação do sistema, chegou a fazer uma pesquisa com foco nas opniões dos gestores locais das instituições sobre os mais diversos aspectos. Estas informações importantes foram agregadas ao documento acima para a composição de soluções propostas. Ver resultados consolidados.
• Wireframes utilizando o Design System: O Design System do Amapá reúne um grande número de normatizações e boas práticas para os projetos de Interface das ferramentas digitais do Estado. O Wireframe desenvolvido foi todo embasado dentro do que recomenda o Design System.
• Protótipo no Figma: A partir do wireframe, um protótipo foi feito na ferramenta Figma, tornando a prototipação mais aproximada de um produto final

Com base nas informações obtidas conforme descrito na sessão anterior, foram desenvolvidos os seguintes estudos gráficos:

1. Nova Tela Inicial

   Seguindo a ideia de propor maiores informações do sistema para o usuário, nova tela inicial foi remodelada, indicadores do sistema ficam a disposição e as operações de busca assim como a de peticionamento (futura implementação) já ficam em destaque.

   

   Tela Inicial da Ferramenta.

2. Barra de acessibilidade

   O sistema passará a contar com recursos de acessibilidade automatizados, com a inclusão o recurso disponível no DS GEA

   

   Barra de Acessibildidade

3. Login Único

   Um importante objetivo da experiência do usuário é fazer com que o usuário se sinta familiarizado com a ferramenta que está sendo utilizada, pensando nisso, a forma de acesso ao E-ouv foi repensada para se ajustar ao Login Único do Governo do Estado do Amapá, bastando apenas um cadastro, pro cidadão ter acesso a vários serviços do Governo, inclusive o E-Ouv.

   

   Página do Login Único

4. Tela Pós Login

   A nova tela tem o acesso a documentos e processos mais facilitado assim como a sua criação respectivamente. A sinalização das datas tem destaque também! Documentos com mais de uma semana terão datas marcadas em vermelho de forma a chamar a atenção do usuário. A busca foi simplificada precisando apenas o número ou protocolo agora e os documentos assinados terão acesso mais ágil.

   Um quadro com indicadores de tramitações do usuário e do órgão no qual trabalha fecha a tela e permite que todos os usuários possam ter uma noção das tramitações de forma mais contudente.

   

   Página do Pós Login

5. Tela de Indicadores

   Esta nova implementação permite a cada usuário ver sua performance individual (incluindo os classificados como atrasados), assim como no período do mês.

   

   Página de Indicadores

6. Tela de Documentos

   A nova proposta da tela de documentos inicia o seu conteúdo citando a área organizacional do usuário e busca aproveitar melhor a largura da página retirando o menu lateral para o topo da tabela de exibição dos documentos, tabela que receberá filtros para cada um dos campos para ajudar o usuário a encontrar com facilidade o que quiser da forma que desejar

   

   Página de Documentos

Acima as principais propostas foram relatadas, algumas sendo portadas para outras áreas (documentos para processos por exemplo), a forma com que documentos e anexos podem ser assinados tiveram novo processo para a sua execução e uso mais expressivo da sinalização.

Um ponto importante que atende a acessibilidade é o uso da barra padrão do GEA e para melhor visualização de conteúdo, foram propostos também o uso de cabeçalhos (h1, h2, etc.) para a hierarquização da informação e uso de cores qua aumentem a visibilidade do cidadão. Ainda sobre acessibilidade, todas as páginas tem a sua estrutura de caminho definida (Breadcumb).

Recomenda-se o acesso ao protótipo navegável para que a percepção de todas as melhorias propostas sejam visualizadas e assimiladas, este conteúdo pode ser acessado na sessão seguinte: ENTREGA